Kinh Nghiệm Gửi Hàng Quốc Tế An Toàn, Tiết Kiệm [Cập Nhật 2025]

Gửi hàng quốc tế ngày càng phổ biến với cả cá nhân lẫn doanh nghiệp tại Việt Nam, đặc biệt khi nhu cầu kết nối với Mỹ, Úc, Canada, Châu Âu tăng mạnh. Tuy nhiên, quá trình này tiềm ẩn nhiều rủi ro về chi phí, thời gian và an toàn hàng hóa. Bài viết này tổng hợp kinh nghiệm thực tế, phân tích chi tiết từng bước để bạn gửi hàng quốc tế vừa an toàn, vừa tiết kiệm – đặc biệt áp dụng cho khách hàng của Đại Việt Phát Express.

1. Lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín và phù hợp

1.1. Đánh giá kỹ lưỡng đối tác vận chuyển

• So sánh giá và dịch vụ: Đừng chỉ chọn đơn vị có giá rẻ nhất. Hãy so sánh tổng chi phí (giá cước, phụ phí, bảo hiểm, phí phát sinh), thời gian giao hàng, phạm vi giao nhận, chính sách bảo hiểm và dịch vụ hỗ trợ khách hàng
• Kiểm tra đánh giá, phản hồi: Tham khảo đánh giá trên các diễn đàn, website uy tín, hỏi ý kiến người quen từng sử dụng dịch vụ.
• Đa dạng lựa chọn: Một số đơn vị có giá tốt cho hàng nhẹ, số khác lại ưu đãi cho hàng nặng hoặc tuyến đường đặc biệt. Đôi khi, phối hợp nhiều đơn vị sẽ giúp tối ưu chi phí cho từng lô hàng.

1.2. Các tiêu chí cần ưu tiên

• Có chính sách bảo hiểm rõ ràng, hỗ trợ tracking 24/7.

• Đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp, hỗ trợ giải quyết sự cố nhanh chóng.

• Kinh nghiệm xử lý hàng hóa đặc biệt: dễ vỡ, giá trị cao, thực phẩm, thiết bị điện tử.

2. Đóng gói hàng hóa đúng cách – bảo vệ và tiết kiệm phí

2.1. Chọn vật liệu và phương pháp đóng gói phù hợp

• Thùng carton dày, túi chống sốc, bọt khí, mút xốp: Đặc biệt với hàng dễ vỡ, điện tử, mỹ phẩm, thực phẩm khô.

• Đóng gói gọn gàng, tối ưu thể tích: Nhiều hãng vận chuyển tính phí theo thể tích (dimensional weight), nên việc tối ưu kích thước giúp tiết kiệm đáng kể.

• Hút chân không: Quần áo, thực phẩm nên hút chân không để giảm thể tích, tránh ẩm mốc.

2.2. Ghi nhãn và niêm phong

• Ghi rõ thông tin người gửi, người nhận, chú thích “hàng dễ vỡ”, “hàng giá trị cao” nếu cần.

• Dán mã tracking, hóa đơn, tờ khai hải quan bên ngoài kiện hàng.

3. Chuẩn bị giấy tờ, kê khai thông tin minh bạch

3.1. Tài liệu cần thiết

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Ghi rõ tên hàng, số lượng, giá trị, mục đích gửi.

• Phiếu gửi, tờ khai hải quan: Chính xác, đầy đủ, đúng quy định nước đến.

• Giấy tờ đặc biệt: Nếu gửi thực phẩm, thiết bị điện tử, hàng mẫu thương mại, cần giấy phép, chứng nhận xuất xứ hoặc kiểm dịch.

3.2. Lưu ý khi kê khai

• Kê khai đúng chủng loại, số lượng, giá trị thực tế để tránh bị giữ hàng, phạt hoặc phát sinh thuế không cần thiết

• Đảm bảo mọi thông tin trên nhãn, hóa đơn, tờ khai trùng khớp.

4. Tận dụng các mẹo tiết kiệm chi phí vận chuyển

4.1. Gộp đơn và tối ưu lộ trình

• Gom nhiều đơn hàng: Gửi nhiều kiện cùng lúc để được ưu đãi giá, giảm phí vận chuyển trên mỗi đơn.

• Kết hợp hàng nhẹ và hàng nặng: Tối ưu hóa trọng lượng trung bình, giảm phí tính theo thể tích.

4.2. Chọn dịch vụ phù hợp nhu cầu

• Chuyển phát nhanh: Dành cho hàng cần gấp, giá cao hơn.

• Dịch vụ tiết kiệm, đường biển: Phù hợp hàng không gấp, số lượng lớn, giá rẻ hơn nhiều

• Theo dõi khuyến mãi: Nhiều hãng vận chuyển thường xuyên có chương trình giảm giá, miễn phí bảo hiểm, tặng tracking.

4.3. Đàm phán hợp đồng dài hạn

• Nếu gửi hàng thường xuyên, nên ký hợp đồng với đơn vị vận chuyển để nhận ưu đãi, chiết khấu tốt hơn.

5. Theo dõi đơn hàng và bảo hiểm hàng hóa

5.1. Tracking và cập nhật trạng thái

• Sử dụng mã tracking để theo dõi lộ trình hàng hóa mọi lúc, mọi nơi.

• Chủ động kiểm tra trạng thái để phát hiện sớm sự cố (chậm, thất lạc, giữ hàng tại hải quan).

5.2. Bảo hiểm hàng hóa

• Đăng ký bảo hiểm: Đặc biệt với hàng giá trị cao, dễ vỡ, dễ mất mát. Bảo hiểm giúp bạn yên tâm hơn, giảm thiểu rủi ro tài chính nếu xảy ra sự cố34.

• Kiểm tra kỹ điều khoản: Hiểu rõ phạm vi bảo hiểm, mức bồi thường, các trường hợp loại trừ.

6. Lưu ý về quy định từng quốc gia và mặt hàng cấm

6.1. Tra cứu quy định nhập khẩu

• Mỗi quốc gia có quy định riêng về hàng hóa cấm/hạn chế, tiêu chuẩn nhãn mác, kiểm dịch, thuế phí

• Tham khảo website hải quan nước đến, hoặc hỏi trực tiếp đơn vị vận chuyển để tránh gửi nhầm hàng bị cấm.

6.2. Một số mặt hàng thường bị hạn chế

• Thực phẩm tươi sống, động vật, thực vật, hạt giống, chất lỏng, pin lithium, thiết bị điện tử chưa kiểm định.

• Hàng hóa nguy hiểm, dễ cháy nổ, hóa chất độc hại, vũ khí, chất cấm theo luật quốc tế.

7. Chủ động cập nhật xu hướng và công nghệ mới trong vận chuyển quốc tế

• Cập nhật chính sách mới: Các quy định về thuế, kiểm dịch, tiêu chuẩn đóng gói thay đổi thường xuyên. Chủ động cập nhật để tránh vi phạm, phát sinh chi phí

• Áp dụng công nghệ: Sử dụng các nền tảng quản lý đơn hàng, AI hỗ trợ tracking, tối ưu lộ trình, báo giá tự động giúp tiết kiệm thời gian và chi phí

• Chọn vật liệu đóng gói thân thiện môi trường: Nhiều quốc gia khuyến khích sử dụng vật liệu giấy, carton tái chế, hạn chế nhựa dùng một lần.

8. Tổng kết & khuyến nghị từ Đại Việt Phát Express

Gửi hàng quốc tế an toàn, tiết kiệm không chỉ dựa vào giá cước mà còn ở sự chuẩn bị kỹ lưỡng từng khâu: chọn đơn vị vận chuyển uy tín, đóng gói đúng chuẩn, kê khai minh bạch, theo dõi sát sao và cập nhật liên tục các quy định mới. Đại Việt Phát Express luôn đồng hành, hỗ trợ khách hàng từ tư vấn, đóng gói, khai báo đến tracking và xử lý sự cố, giúp bạn an tâm gửi hàng đi Mỹ, Úc, Canada, Châu Âu.

Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí và nhận báo giá ưu đãi nhất!

• Hotline/Zalo: ‭088.950.2222‬
• Email: Daivietphatexpress@gmail.com
• Địa chỉ: 685/3 Điện Biên Phủ, phường 25, quận Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh

Đại Việt Phát Express – Đối tác vận chuyển quốc tế uy tín, đồng hành cùng sự phát triển của bạn.